In deze blog licht Sylvia Oosterloo – banquet sales manager bij Lumen Hotel & Events, de zoektocht naar een juist locatie uit.

“Iedere bijeenkomst is anders en elke gast heeft andere wensen maar eigenlijk hebben we met ons team altijd hetzelfde doel; adviseren, meedenken en verrassen! Maar hoe kies je nu een passende locatie en waar moet je op letten tijdens de zoektocht? Ik neem je mee in het boekingsproces en vertel je vijf onderwerpen die belangrijk zijn om in gedachten te houden.”

  1. Uitstraling & Sfeer

Om de bijeenkomst tot een succes te maken moet de locatie goed aansluiten bij de organisatie of bij het doel van de bijeenkomst. Ben jij als organisatie jong en verfrissend dan sluit een oud klooster misschien minder goed aan dan die net opgeknapte fabriekshal met een barista bij de ingang. Of ben jij van plan om nieuwe zakelijke contacten uit te nodigen? Dan kan je beter voor een strak congrescentrum kiezen of een ruimte in een luxueus hotel. Door vooraf goed na te denken over wat je als bedrijf of met een specifiek event wilt uitstralen, wordt het makkelijker om daar een passende locatie bij te zoeken.

Tip! Je bezoekers verrassen? Kies dan voor een unieke locatie en pas het gehele evenement daar op aan met ludieke elementen zoals een welkomstcocktail of afsluitende activiteit.

  1. Afstand & Bereikbaarheid

Evenementen hebben vaak als doel te informeren of te entertainen. Belangrijk is dan dat deze gasten ook daadwerkelijk komen en geen obstakels zien om de bijeenkomst bij te wonen. Er zijn diverse punten te bedenken die mensen zullen overwegen om wel of niet te komen. Denk aan de entreeprijs of het tijdstip van de bijeenkomst. Maar misschien wel dé belangrijkste reden is de afstand naar het evenement en de bereikbaarheid.

Hoe ver willen mensen reizen om een bijeenkomst bij te wonen? Het antwoord op deze vraag verschilt en weegt op tegen de inhoud. Zo willen mensen wel een grote afstand overbruggen voor een zeer interessante lezing van bijvoorbeeld Ronald Koeman over hoe je een team samen stelt, in de voetbal wereld of binnen jou bedrijf. Zo’n top spreker kan er voor zorgen dat mensen net wat verder willen reizen. Kies bij voorkeur een locatie waarbij voor iedereen de afstand redelijk gelijk is (landelijk of per regio) en zorg voor een goede inhoud.

Een ander belangrijk punt om over na te denken is de manier waarop de gasten zich verplaatsen, komen ze met de auto dan is een goede parkeergelegenheid bij de locatie van belang met daarbij de kosten van zo’n parkeerplaats. Maar reist jouw doelgroep juist meer met openbaar vervoer is het wellicht verstandiger om te gaan voor een locatie dicht bij een treinstation of bushalte.

Tip! Wanneer je eenmaal een locatie hebt gekozen, vergeet dan niet om je bezoekers hier zo uitgebreid over te informeren. Stuur vooraf een routebeschrijving, buslijnen die bij de locatie uit komen, naam van het parkeerterrein en mogelijke kosten, maar ook de juiste ingang op locatie!  

  1. Meedenken & Ontzorgen

Wanneer je als bedrijf hebt bedacht om een bijeenkomst op touw te zetten dan komt daar vaak nog een heleboel bij kijken. Wel zo makkelijk als de locatie dan een beetje met jullie mee denkt toch? Jullie organiseren deze bijeenkomst wellicht wel voor het eerst of hooguit een paar keer per jaar terwijl de locatie dagelijks evenementen faciliteert. Wanneer je zelf nog een beetje zoekende bent naar de juiste invulling van de bijeenkomst, vraag dan om input bij het eerste contact. Het meedenken van de locatie kan natuurlijk op verschillende fronten, denk aan suggesties voor gastprekers, muziek en entertainment, indeling van de zaal of juist de catering.

Naast het meedenken hebben vele locaties ook diverse mogelijkheden om de organisatie te ontzorgen. Denk bijvoorbeeld aan een ticket/registratie systeem of het inzetten van personeel zoals hostesses of parkeerbeheer. Maar ook simpelere dingen zoals het bestellen van presentjes, bloemen of decoratie kan net het stapje extra zijn wat een locatie voor jou wil oppakken zodat jullie je tijd kunnen steken in de inhoud van de organisatie.

Tip! Neem je veel materiaal mee naar het evenement, stuur het vooraf op naar de locatie. Dan zet het personeel dit klaar in de desbetreffende ruimte zodat je er in de ochtend zelf niet mee hoeft te slepen. Ideaal zodat jullie meteen kunnen beginnen met de opbouw/voorbereidingen.

  1. Prijs & Kwaliteit

Laten we eerlijk zijn,  een goede kwaliteit met daarbij de juiste prijs is voor iedereen belangrijk! In principe kan je er vanuit gaan dat dit bij de meeste locaties wel goed zit. Maar je kan als organisatie zelf wel een aantal keuzes maken die de kwaliteit van de bijeenkomst verhogen.

Denk hierbij aan de audiovisuele middelen, tegenwoordig valt of staat een bijeenkomst met techniek. Het evenement hangt vaak van filmpjes en presentaties aan elkaar die allemaal in een vloeiend verloop voorbij moeten komen. Wanneer dit mis gaat valt je hele event in het water. Kies dus voor een technicus die deze taak uit handen neemt.

Dit voorbeeld kan je ook toepassen op het gebied van catering, een vergader diner kan je invullen met een standaard 3 gangen diner, of je kiest voor een 4 gangen diner met daarbij een extra tussengerecht in de vorm van live cooking, een kok aan tafel. Aan dit soort extra’s hangt vaak een prijskaartje maar maak je evenement ook exclusiever en van hoge kwaliteit.

Willen jullie als organisatie iets extra’s vraag dan in het eerste contact met de locatie naar de mogelijkheden om de kwaliteit te verhogen. Handig is wel om vooraf ook een indicatie van het budget af te geven zodat de locatie de plank niet volledig mis slaat in de eerst offerte, al is die vaak wel weer bespreekbaar!

Tip! Onthoud, naast de hoge kwaliteit kunnen sommige extra’s ook een fantastische belevenis creëren, een ervaring die men nooit meer zal vergeten is dan gekoppeld aan jullie bijeenkomst. “Weet je nog toen bij…”

  1. Catering & Faciliteiten

Een bijeenkomst of evenement wordt georganiseerd om een bepaalde inhoud te delen, daar draait het allemaal om! Maar de juiste faciliteiten en de goede catering keuze kan wel van invloed zijn op het geheel. Denk als organisatie daar ook goed over na. Wat heb je precies nodig van de locatie en wat breng je zelf mee?

Faciliteiten kan je heel breed zien, denk aan de parkeergelegenheid, voldoende toiletten, mooi en comfortabel meubilair en de juiste apparatuur. Maar vergeet ook niet de kladblokken en pennen of misschien zelfs wel de post-its in de zaal van de workshopleider. Wanneer dit soort zaken bij een locatie allemaal in orde zijn, kan je die als organisatie afstrepen van je eigen to do list, makkelijk toch?!

Catering is daarnaast net zo belangrijk, wanneer moet er gegeten en gedronken worden en wat gaan we dan serveren? Een locatie heeft hierin veel ervaring en kan vaak mooie suggesties doen om je gezelschap te ontvangen. Uiteraard is er niets mis met een kopje koffie en een plakje cake bij ontvangst, maar een petit fourtje met daarop een logo van het event geeft toch wel iets extra’s.

Tip! Locaties hanteren over het algemeen een vast catering assortiment, op zich vanzelfsprekend om het werkbaar te houden. Maar vaak is er buiten dat assortiment om van alles mogelijk. Vraag bijvoorbeeld eens om lokale producten of een gezonde snack bij de borrel i.p.v. een bitterbal. Het zal je soms verbazen wat voor creatieve items er dan naar voren komen.

De gouden tip!

Ter afsluiting willen we graag nog 1 gouden tip geven, plan een locatiebezoek! Dan ervaar je zelf de route, parkeermogelijkheden en ontdek je of de sfeer van de locatie past bij jullie uitstraling. Daarnaast maak je persoonlijk kennis met de mensen en kan je meteen een kopje koffie proeven.

Op de hoogte blijven?

Ik wil me graag inschrijven voor