Für die Kongress- und Eventwelt ist der Sommer eine ruhige Zeit. Stille vor dem Sturm, denn im Oktober und November stehen viele Veranstaltungen auf dem Programm. Planen Sie, im Herbst ein Treffen zu organisieren? Beachten Sie dann, dass bestimmte Daten schnell ausgebucht sind. Sylvia Oosterloo, Sales- und Marketing-Managerin, teilt mit, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Veranstaltung trotzdem stattfinden kann. 

Herbstliche Hektik

Inzwischen arbeitet Sylvia seit 10 Jahren bei Lumen Hotel & Events. In den letzten Jahren hat sie bereits viele hektische Zeiten erlebt. 'Viele (große) Treffen müssen im Oktober und November stattfinden und am liebsten an einem Donnerstag', erzählt sie. 'Deshalb bekommen einige Daten in unserem Kalender schnell eine Art Alarmglocke.'

Möchten Sie an einem dieser beliebten Tage ein Treffen planen? Dann kann es sein, dass Sie diese Antwort erhalten: leider keine Verfügbarkeit. 'Schade', findet sie. 'Auch für die Organisation, die eine wohlüberlegte Wahl für einen Standort trifft. Und dann zu hören bekommt, dass kein Platz ist.'

Ein neues Datum

Ein neues Datum zu finden, ist oft schwierig, denn für Unternehmen war es bereits ein Puzzle, überhaupt ein geeignetes Datum zu finden. Sylvia: 'Sprecher, Moderatoren oder Vorstandsmitglieder sind im Allgemeinen stark ausgelastet. Wenn es von großer Bedeutung ist, dass diese Personen anwesend sind, ist das Ausweichen auf ein anderes Datum keine Option.'

Was können Sie tun, um die herbstliche Hektik in der Kongresswelt zu umgehen? Denken Sie out-of-the-box, dann finden Sie automatisch eine Lösung. Eine dieser Lösungen kann sein, dass Sie bei der Planung der Veranstaltung nicht an den typischen Zeiten und Tagen festhalten. Heutzutage finden nämlich viele Kongresse und Veranstaltungen an einem Dienstag oder Donnerstag von 9 bis 5 statt. Oder anders gesagt: Prüfen Sie die Möglichkeiten, Ihr Event an einem Montag, Mittwoch oder Freitag zu organisieren.

Montag

Für die meisten Menschen ist Montag nicht der beliebteste Tag der Woche. 'Dennoch macht dies diesen Tag gerade erfrischend', sagt Sylvia. 'Eröffnen Sie die Veranstaltung rechtzeitig und empfangen Sie Ihre Gäste mit einem leckeren Frühstück. Denken Sie auch an einen energischen Start, damit alle gleich wach sind. So starten Sie gemeinsam gut in die Woche!'
Kommen Ihre Gäste von weit her? Dann ist Montagmorgen früh wahrscheinlich nicht praktisch. 'Wenn dies dennoch Ihre Präferenz ist, können Sie sich für eine Vorübernachtung entscheiden. Sonntagabend ist für Hotels ein ruhiger Abend, da die Freizeitgäste bereits abgereist sind und die Geschäftsgäste erst am Montag kommen. Eine Win-Win-Situation also!'

'In jedem Fall kann ich mit Sicherheit sagen, dass mehr Locations verfügbar sind, wenn Sie sich für einen alternativen Zeitpunkt entscheiden. Wir denken gerne mit Ihnen mit.'

Mittwoch

Traditionell ist der Mittwochnachmittag kein geeigneter Zeitpunkt für eine Veranstaltung. 'Viele Frauen, darunter auch meine Mutter damals, arbeiteten nicht wegen des freien Nachmittags der Kinder', erzählt die Sales & Marketing Managerin von Lumen. 'Deshalb konnten sie an einem Treffen am Mittwochnachmittag nicht teilnehmen. Glücklicherweise arbeiten viele Schulen heutzutage mit einem Ganztagsprogramm, sodass ein freier Mittwochnachmittag nicht mehr notwendig ist.'

'Möchten Sie am Mittwoch eine Veranstaltung planen? Beachten Sie dann, dass viele Eltern zwischen 14.00 und 14.30 Uhr wieder auf dem Schulhof stehen müssen. Sorgen Sie also für ein interessantes, aber vielleicht etwas kürzeres Programm.'

Freitag

Viele Unternehmen organisieren zwar Mitarbeiterfeste am Freitag, aber für geschäftliche Treffen ist dieser Tag im Allgemeinen nicht favorisiert. 'Deshalb gibt es hier sicherlich Chancen', findet Sylvia. 'Starten Sie am Morgen mit dem inhaltlichen Programm, sodass Sie den wichtigsten Teil hinter sich haben. Gestalten Sie den Nachmittag freier, zum Beispiel mit einer Aktivität zur Anmeldung.'

'Wenn es Besucher gibt, die früh gehen möchten, ist das möglich. Und die Besucher, die es schön finden, nach dem inhaltlichen Teil einen Stadtspaziergang zu machen oder eine Runde Paddel zu spielen? Sie können bleiben und den Tag eventuell noch mit einem gemütlichen Netzwerk-Freitagnachmittag-Ausklang beenden. So geht jeder zufrieden ins Wochenende.'

Suchen Sie nach Alternativen

Bei Lumen verstehen wir, dass nicht alle Themen oder Zielgruppen leicht mit einem Freitagnachmittag-Ausklang zu kombinieren sind. Indem Sie über Alternativen nachdenken, kommen Sie vielleicht zu einer kreativen Lösung. Sylvia: 'In jedem Fall kann ich mit Sicherheit sagen, dass mehr Locations verfügbar sind, wenn Sie sich für einen alternativen Zeitpunkt entscheiden. Wir denken gerne mit Ihnen mit.'

Suchen Sie nach einer Tagungslocation?

Lumen Hotel und Events ist die Eventlocation in Zwolle. Wir organisieren Treffen von 2 bis 2000 Personen und haben alles, um Ihr Event zu einem großen Erfolg zu machen.

Neugierig auf die Möglichkeiten? Und möchten Sie unverbindlich beraten werden? Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre Wünsche zu besprechen! So machen wir aus Ihrem Event ein unvergessliches Erlebnis.