Blog 22: We mogen weer! Van online op je beurt wachten naar een discussie in real life.

Zoom, Skype, Teams, Facetimen, vrijwel elk bedrijf heeft er de afgelopen periode mee te maken gehad. Hartstikke fijn natuurlijk maar toch is het af en toe ook prettig om elkaar even in ‘real life’ te spreken. Sinds 1 juni mogen er weer kleinschalige evenementen georganiseerd worden. Hoe dit eruit ziet? Wij vertellen het graag middels deze blog. Vanuit het perspectief van de opdrachtgever nemen we je mee in het boekingsproces en het verloop van de bijeenkomst.   

Verkennen en informatievoorziening

Eindelijk mogen we weer, ons bedrijf heeft een tijdje stil gelegen qua bijeenkomsten en overleggen maar nu mogen we weer langzaam opstarten, fijn! We gaan  beginnen met een managementoverleg om een plan van aanpak te maken voor de komende periode. Ik heb hiervoor een externe ruimte gereserveerd bij Lumen Hotel & Events. Het leek mij beter om even buiten onze eigen locatie samen te komen en gelukkig mag dat ook weer sinds 1 juni 2020. Tijdens het reserveren van de ruimte was ik nog wat afwachtend, ik twijfelde of het wel een verstandige keuze was om een externe locatie te reserveren maar tijdens het telefonisch contact werd deze twijfel weggenomen. Lumen had er blijkbaar al goed over na gedacht en ze gaven mij het vertrouwen dat het goed zou komen.

De dag van de meeting

Vandaag is het dan zo ver, de agendapunten voor vandaag zijn verstuurd en ik merkte tijdens de laatste online meeting dat mijn collega’s er gewoon naar uitkeken om elkaar weer even te zien en even in ‘real life’ te gaan vergaderen. Het zal wel iets menselijks zijn dat we elkaar willen blijven ontmoeten. Al moet ik zeggen dat we in no-time handig zijn geworden met die online meetings.

Bij aankomst laat ik mijn jas in de auto, dit op verzoek van Lumen. Ze hebben ons vooraf gevraagd om waar kan de jas en andere persoonlijke spullen zo veel mogelijk in de auto of thuis te laten. Het zonnetje schijnt dus dat is geen probleem.

Bij de ingang van het Event Center word ik ontvangen door een gastheer, ik herken hem nog van onze laatste meeting hier. Ik ben precies op tijd, het verzoek was namelijk om niet te vroeg te komen, onze groep werd ontvangen tussen 8.45 uur en 9.00 uur. De gastheer heet mij welkom, hij vraag mij om mijn handen te desinfecteren en verwijst mij naar de juiste ruimte.

Wanneer het Event Center binnen loop word ik gewezen op de verschillende richtlijnen, ze worden op een TV scherm getoond. Verder is er een vaste route gecreëerd met behulp van vloerstickers en looplijnen. De vrolijke medewerkster bij de koffie automaat vraagt wat ik wil drinken en maakt het meteen voor mij klaar.

Vanuit de koffiecorner kan ik de route vervolgen naar mijn meetingroom. Wanneer ik daar binnen komt zie ik de ruime opstelling staan. We hebben allemaal onze eigen tafel, best luxe eigenlijk. Meteen naast de deur staat nog een tafeltje met wat desinfectiemiddelen, zo kan ik indien gewenst mijn eigen plek nog even schoonmaken.

Mijn collega’s druppelen ook langzaam binnen en van afstand maken we alvast een praatje. Ook de floormanager komt nog even binnen om te vragen of alles naar wens is en hij vraagt hoe laat we willen pauzeren. Gezien we veel hebben te bespreken vragen we om een korte pauze waarin we wel allemaal even een kopje koffie kunnen halen maar verder niet te lang. De floormanager biedt daarop meteen aan dat hij de snack voor bij de koffie wel in de zaal wil brengen zodat we meteen verder kunnen, goed plan!

Als iedereen er is starten we de meeting, het klinkt misschien gek maar ik heb dit gewoon een beetje gemist. Het door elkaar kibbelen over een bepaald onderwerp gaat online zo lastig, daar wacht iedereen netjes op zijn beurt. Nu kunnen we weer een ouderwetse discussie voeren en er daarna samen tot een besluit komen.

Op de hoogte blijven?

Ik wil me graag inschrijven voor