5 Tipps zur Auswahl des richtigen Caterings für dein Event

Die Suche nach einem guten Veranstaltungsort ist vielleicht der wichtigste Aspekt bei der Organisation eines Events. Aber wie wählt man einen passenden Veranstaltungsort aus und worauf sollte man bei der Suche achten? Sylvia Oosterloo ist Sales & Marketing Manager bei Lumen Hotel & Events. Sie nimmt dich mit in den Buchungsprozess und gibt dir 5 praktische Tipps zur Auswahl eines Ortes.

Was ist dein Budget für den Veranstaltungsort?
Jede Veranstaltung ist anders und jeder Gast hat andere Wünsche. Aber bei Lumen haben wir immer dasselbe Ziel: beraten, mitdenken und überraschen! Beginne daher mit einer Liste von festen Anforderungen und einer mit deinen Wünschen. Was darf auf keinen Fall fehlen? Und was wäre eine nette Ergänzung? Diese Liste kannst du mit den folgenden Tipps ergänzen.

Natürlich spielt dein Budget dabei auch eine große Rolle. „Seien wir ehrlich: Gute Qualität und ein guter Preis sind für jeden wichtig", erzählt Sylvia. „Wenn du das noch nicht getan hast, ist die Festlegung deines Budgets ein guter Ausgangspunkt. Du kannst ein Gesamtbudget festlegen oder ein Budget pro Person. Überlege, was der Ort kosten darf und welche Kosten für die Einrichtungen anfallen, die du nutzen möchtest. Denke an Catering und Parkmöglichkeiten."

Ein höheres Budget kann dein Event auf ein höheres Niveau heben. „Denke zum Beispiel daran, wie du ein Abendessen gestalten kannst. Möchtest du ein Standard-3-Gänge-Menü oder entscheidest du dich für ein 4-Gänge-Menü mit einem zusätzlichen Zwischengang in Form von ‚Live Cooking': ein Koch am Tisch? Solche Extras haben oft einen Preis, aber sie machen dein Event auch sofort exklusiver. Solche Erlebnisse vergessen die Menschen nicht so schnell. Es wird noch lange Gesprächsthema bleiben!"

Kapazität, Aufteilung und Services des Veranstaltungsortes
Neben dem Budget ist es natürlich hilfreich zu wissen, wie viele Menschen kommen. Wie viel Platz benötigst du? Müssen alle Gäste sitzen oder machst du einen Stehempfang? Möchtest du einen großen Raum nutzen oder brauchst du mehrere kleine Räume für beispielsweise Workshops? Möchtest du alles selbst organisieren oder suchst du einen Ort, der mitdenkt? Und welche Services benötigst du? Denke an Technik, Personal und Catering. Alles Fragen, die du berücksichtigen kannst.

Sylvia: „Wenn ein Unternehmen beschlossen hat, eine Veranstaltung zu organisieren, gibt es viel zu bedenken. Da ist es doch praktisch, wenn der Veranstaltungsort ein wenig mitdenkt, oder? Du organisierst diese Veranstaltung vielleicht zum ersten Mal, während der Ort täglich Events ermöglicht. Als Veranstaltungsort können wir dich auf verschiedene Weise entlasten. Denke an ein Ticket-/Registrierungssystem, technische Unterstützung oder so etwas Einfaches wie das Bestellen von Blumen."

Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes
Du möchtest die Schwelle, dein Event zu besuchen, natürlich so niedrig wie möglich halten: Gäste sollten keine Hindernisse sehen, um an der Veranstaltung teilzunehmen. Berücksichtige daher die Reiseentfernung und die Erreichbarkeit deines Ortes.

„Wie weit sind Menschen bereit zu reisen, um an einer Veranstaltung teilzunehmen? Die Antwort auf diese Frage variiert und wiegt gegen den Inhalt. Ist das, was du anbietest, interessant genug für die Zielgruppe, um eine große Entfernung zu überwinden? Informiere deine Gäste anschließend, wie sie am einfachsten zum Ort gelangen können."

Ein weiterer Punkt, über den man nachdenken sollte, ist die Art und Weise, wie sich die Gäste fortbewegen. „Kommen sie mit dem Auto? Dann ist eine gute Parkmöglichkeit wichtig. Können Menschen in der Nähe parken? Ist es kostenlos? Gibt es Ladestationen? Reist deine Zielgruppe eher mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Dann wähle einen Ort in der Nähe eines Bahnhofs oder einer Bushaltestelle."

„Ist deine Zielgruppe jung und hip? Dann passt ein altes Kloster vielleicht weniger gut als diese frisch renovierte Fabrikhalle oder ein schöner Festsaal."

Welche Atmosphäre möchtest du auf deinem Event schaffen?
„Um die Veranstaltung erfolgreich zu machen, muss der Ort gut zum Ziel der Veranstaltung passen. Ist deine Zielgruppe jung und hip? Dann passt ein altes Kloster vielleicht weniger gut als diese frisch renovierte Fabrikhalle oder ein schöner Festsaal. Für eine geschäftliche Veranstaltung wählst du eher ein modernes Kongresszentrum oder einen Raum in einem schönen Hotel. Außerdem kannst du hier den Gästen die Möglichkeit bieten, zu übernachten."

Überlege auch, welche Möglichkeiten ein Eventcenter bieten muss. Vielleicht sieht es jetzt schlicht und kahl aus, aber es ist möglich, das Ganze nach deinen Wünschen zu gestalten. Überrasche deine Besucher, indem du das gesamte Event in ein originelles Thema tauchst! Organisiere zum Beispiel einen netten Willkommenscocktail, einen tollen Auftritt oder ein schönes Erlebnis.

Was sind die Einrichtungen eines Eventcenters? 
Eine Veranstaltung wird organisiert, um bestimmte Inhalte zu teilen, darum geht es! Aber die richtige und gute Cateringwahl kann einen Einfluss auf das Ganze haben. Denke als Organisation auch gut darüber nach. Was benötigst du genau vom Ort und was bringst du selbst mit?

Einrichtungen kann man sehr breit sehen, denke an die Parkmöglichkeiten, genügend Toiletten, schönes und komfortables Mobiliar und die richtige Ausstattung. Aber vergiss auch die kleinen Dinge nicht, wie Post-its, Stifte und Notizblöcke.

„Gutes Catering ist auch sehr wichtig, wann möchtest du Essen und Trinken anbieten und was werden wir dann servieren? Ein Ort hat in diesem Bereich viel Erfahrung und kann oft schöne Vorschläge machen, um deine Gesellschaft zu empfangen. Natürlich ist nichts falsch an einer Tasse Kaffee und einem Stück Kuchen bei der Ankunft, aber ein Petit Four mit dem Logo deines Events gibt doch etwas Besonderes. Frage ruhig nach dem Angebot außerhalb des Standardsortiments. Vielleicht möchtest du zum Beispiel lokale Produkte oder gesunde Snacks bei der Feier anstelle der Bitterballen. Es wird dich manchmal überraschen, welche kreativen Artikel dann zum Vorschein kommen!"

„Frage ruhig nach dem Angebot außerhalb des Standardsortiments. Es wird dich manchmal überraschen, welche kreativen Artikel dann zum Vorschein kommen."

Der goldene Tipp!

Zum Abschluss teilt Sylvia ihren goldenen Tipp: Plane einen Besuch des Veranstaltungsortes! „Dann erlebst du selbst die Route, Parkmöglichkeiten und entdeckst die Atmosphäre des Ortes. Außerdem lernst du die Menschen persönlich kennen und kannst sofort die Möglichkeiten besprechen und eine Tasse Kaffee probieren. Bei uns steht der Kaffee immer bereit!"