5 tips voor het kiezen van de juiste catering voor jouw evenement

Het vinden van een goede evenementlocatie is misschien wel het belangrijkste aspect bij het organiseren van een evenement. Maar hoe kies je een passende eventlocatie en waar moet je op letten tijdens je zoektocht? Sylvia Oosterloo is Sales & Marketing Manager bij Lumen Hotel & Events. Ze neemt je mee in het boekingsproces en geeft je 5 handige tips voor het kiezen van een locatie.

Wat is je budget voor de evenementlocatie?
Iedere bijeenkomst is anders en elke gast heeft andere wensen. Maar bij Lumen hebben we altijd hetzelfde doel: adviseren, meedenken en verrassen! Begin daarom met het maken van een lijstje met harde eisen en eentje met je wensen. Wat mag écht niet missen? En wat zou een leuke toevoeging zijn? Dit lijstje kun je door middel van de volgende tips aanvullen.

Natuurlijk speelt je budget hierin ook een grote rol. “Laten we eerlijk zijn: goede kwaliteit en een mooie prijs zijn voor iedereen belangrijk”, vertelt Sylvia. “Als je dit niet al hebt gedaan, is het bepalen van je budget een goed startpunt. Je kunt een totaalbudget vaststellen of een budget per persoon. Bedenk wat de locatie mag kosten en wat de faciliteiten gaan kosten waar je gebruik van wil maken. Denk aan catering en parkeergelegenheid.”

Een hoger budget kan je event naar een hoger level tillen. “Denk bijvoorbeeld aan hoe je een vergaderdiner kunt invullen. Wil je een standaard 3-gangendiner of kies je voor een 4-gangendiner met daarbij een extra tussengerecht in de vorm van ‘live cooking’: een kok aan tafel? Aan dit soort extra’s hangt vaak een prijskaartje, maar het maakt je evenement ook direct exclusiever. Dit soort ervaringen vergeten mensen niet snel. Het zal nog lang onderwerp van gesprek blijven!”

Capaciteit, indeling en services van de feestlocatie
Naast het budget is het natuurlijk handig om te weten hoeveel mensen er komen. Hoeveel ruimte heb je nodig? Moeten alle gasten zitten of doe je een staande receptie? Wil je 1 grote ruimte gebruiken of heb je meerdere kleine ruimtes nodig voor bijvoorbeeld workshops? Wil je alles zelf regelen of zoek je een locatie waar ze met je meedenken? En welke services heb je nodig? Denk aan techniek, personeel en catering. Allemaal vragen waar je rekening mee kunt houden.

Sylvia: “Wanneer je als bedrijf hebt bedacht om een bijeenkomst op touw te zetten, dan komt daar een heleboel bij kijken. Wel zo makkelijk als de locatie dan een beetje meedenkt, toch? Je organiseert deze bijeenkomst misschien voor het eerst, terwijl de locatie dagelijks evenementen faciliteert. Als locatie kunnen we je op diverse manieren ontzorgen. Denk aan een ticket-/registratiesysteem, technische ondersteuning of zoiets simpels als het bestellen van bloemen.”

Bereikbaarheid van de evenementlocatie
Je wil de drempel om jouw event te bezoeken natuurlijk zo laag mogelijk maken: gasten moeten geen obstakels zien om de bijeenkomst bij te wonen. Houd daarom rekening met de reisafstand en de bereikbaarheid van je locatie.

“Hoe ver willen mensen reizen om een bijeenkomst bij te wonen? Het antwoord op deze vraag verschilt en weegt op tegen de inhoud. Is dat wat je aanbiedt interessant genoeg voor de doelgroep om een grote afstand voor te overbruggen? Informeer je gasten vervolgens hoe ze het makkelijkst bij de locatie kunnen komen.”

Een ander punt om over na te denken is de manier waarop de gasten zich verplaatsen. “Komen ze met de auto? Dan is een goede parkeergelegenheid van belang. Kunnen mensen dichtbij parkeren? Is het gratis? Zijn er laadpalen aanwezig? Reist je doelgroep juist meer met openbaar vervoer? Ga dan voor een locatie dicht bij een treinstation of bushalte.”

“Is je doelgroep jong en hip? Dan sluit een oud klooster misschien minder goed aan dan die net opgeknapte fabriekshal of een mooie feestzaal.”

Welke sfeer wil je neerzetten op je evenement?
“Om de bijeenkomst tot een succes te maken moet de locatie goed aansluiten bij het doel van de bijeenkomst. Is je doelgroep jong en hip? Dan sluit een oud klooster misschien minder goed aan dan die net opgeknapte fabriekshal of een mooie feestzaal. Voor een zakelijke bijeenkomst kies je eerder voor een strak congrescentrum of een ruimte in een mooi hotel. Bovendien kun je gasten hier de mogelijkheid aanbieden om te blijven overnachten.”

Bedenk ook welke mogelijkheden een eventcenter moet bieden. Misschien ziet het er nu strak en kaal uit, maar is het wel mogelijk om het geheel naar jouw wens aan te kleden. Verras je bezoekers door het gehele event in een ludiek thema te dopen! Organiseer bijvoorbeeld een leuke welkomstcocktail, een vet optreden of een leuke ervaring.

Wat zijn de faciliteiten van een eventcenter? 
Een bijeenkomst of evenement wordt georganiseerd om een bepaalde inhoud te delen, daar draait het allemaal om! Maar de juiste en een goede cateringkeuze kunnen wel van invloed zijn op het geheel. Denk als organisatie daar ook goed over na. Wat heb je precies nodig van de locatie en wat breng je zelf mee?

Faciliteiten kan je heel breed zien, denk aan de parkeergelegenheid, voldoende toiletten, mooi en comfortabel meubilair en de juiste apparatuur. Maar vergeet ook de kleine dingetjes, zoals post-its, pennen en kladblokken niet.

“Goede catering is ook erg belangrijk, wanneer wil je eten en drinken aanbieden en wat gaan we dan serveren? Een locatie heeft hierin veel ervaring en kan vaak mooie suggesties doen om je gezelschap te ontvangen. Uiteraard is er niets mis met een kopje koffie en een plakje cake bij ontvangst, maar een petitfourtje met daarop het logo van je event geeft toch wel iets extra’s. Vraag gerust naar het aanbod buiten het standaardassortiment. Misschien wil je bijvoorbeeld lokale producten of gezonde snacks bij de borrel in plaats van de bitterbal. Het zal je soms verbazen wat voor creatieve items er dan naar voren komen!”

“Vraag gerust naar het aanbod buiten het standaardassortiment. Het zal je soms verbazen wat voor creatieve items er naar voren komen.”

De gouden tip!

Ter afsluiting deelt Sylvia haar gouden tip: plan een locatiebezoek! “Dan ervaar je zelf de route, parkeermogelijkheden en ontdek je de sfeer van de locatie. Daarnaast maak je persoonlijk kennis met de mensen en kan je meteen de mogelijkheden bespreken en een kopje koffie proeven. Bij ons staat de koffie altijd klaar!”