Voor de congres- en eventwereld is de zomer een rustige periode. Stilte voor de storm, want in oktober en november staan er volop evenementen op de agenda. Ben je van plan om een bijeenkomst te organiseren in het najaar? Houd er dan rekening mee dat bepaalde data al snel vol zijn. Sylvia Oosterloo, Sales- en Marketing Manager, deelt hoe je ervoor zorgt dat jouw evenement gewoon door kan gaan. 

Najaarsdrukte

Inmiddels werkt Sylvia 10 jaar bij Lumen Hotel & Events. De afgelopen jaren heeft ze al veel drukke periodes meegemaakt. ‘Veel (grote) bijeenkomsten moeten plaatsvinden in oktober en november én het liefst op een donderdag’, vertelt ze. ‘Daarom krijgen sommige data in onze agenda al snel een soort alarmbelletje.’

Wil je op één van die populaire dagen een bijeenkomst plannen? Dan is het mogelijk dat je deze reactie krijgt: helaas, geen beschikbaarheid. ‘Zonde’, vindt ze. ‘Ook voor de organisatie, die een weloverwogen keuze maakt voor een locatie. En dus vervolgens te horen krijgt dat er geen ruimte is.’

Een nieuwe datum

Het vinden van een nieuwe datum is vaak lastig, want voor bedrijven was het al een puzzel om überhaupt een geschikte datum te vinden. Sylvia: ‘Sprekers, dagvoorzitters of directieleden zijn over het algemeen druk bezet. Als het van groot belang is dat deze personen aanwezig zijn, is uitwijken naar een andere datum geen optie.’

Wat je wel kunt doen om de najaarsdrukte in de congreswereld te omzeilen? Denk out-of-the-box, dan vind je vanzelf een oplossing. Eén van die oplossingen kan zijn dat je bij het plannen van het evenement niet vasthoudt aan de typische tijden en dagen. Tegenwoordig vinden namelijk veel congressen en evenementen plaats op een dinsdag of donderdag van 9 tot 5. Oftewel: bekijk de mogelijkheden om jouw evenement te organiseren op maandag, woensdag of vrijdag.

Maandag

Voor de meeste mensen is maandag niet de meest geliefde dag van de week. ‘Toch maakt dat deze dag juist verfrissend’, zegt Sylvia. ‘Open het evenement op tijd en ontvang je gasten met een lekker ontbijt. Denk ook na over een energieke aftrap, zodat iedereen gelijk wakker is. Zo start je samen de week goed!’
Komen je gasten van ver? Dan is maandagochtend vroeg waarschijnlijk niet handig. ‘Als dit toch je voorkeur heeft, kun je kiezen voor een voorovernachting. Zondagavond is voor hotels een rustige avond, want de leisure gasten zijn al vertrokken en zakelijke gasten komen pas op maandag. Een win-winsituatie dus!’

‘In ieder geval durf ik met zekerheid te zeggen dat meer locaties beschikbaar zijn als je voor een alternatief moment kiest. We denken graag met je mee.’

Woensdag

Van oudsher is woensdagmiddag geen handig moment voor een evenement. ‘Veel vrouwen, waaronder mijn moeder destijds, werkten niet in verband met de vrije middag van de kinderen’, vertelt de Sales & Marketing Manager van Lumen. ‘Daarom konden zij een bijeenkomst op woensdagmiddag niet bijwonen. Gelukkig werken veel scholen tegenwoordig met een continurooster, waardoor vrij op woensdagmiddag niet meer nodig is.’

‘Wil je op woensdag een evenement plannen? Houd dan wel in het achterhoofd dat veel ouders tussen 14.00 en 14.30 uur weer op het schoolplein moeten staan. Zorg dus voor een interessant, maar wellicht iets korter, programma.’

Vrijdag

Veel bedrijven organiseren wel personeelsfeesten op vrijdag, maar voor zakelijke bijeenkomsten is deze dag over het algemeen geen favoriet. ‘Daarom liggen hier zeker kansen’, vindt Sylvia. ‘Start in de ochtend met het inhoudelijke programma, zodat je het belangrijkste deel hebt gehad. Deel de middag vrijer in met een activiteit op inschrijving bijvoorbeeld.’

‘Als er bezoekers zijn die op tijd willen gaan, dan is dat mogelijk. En de bezoekers, die het wel leuk vinden om na het inhoudelijke deel een stadswandeling te maken of een potje te padellen? Zij kunnen blijven hangen en de dag eventueel nog afsluiten met een gezellige netwerk-vrijdagmiddagborrel. Zo gaat iedereen voldaan het weekend in.’

Zoek naar alternatieven

Bij Lumen begrijpen we dat niet alle onderwerpen of doelgroepen makkelijk te combineren zijn met een vrijmibo. Door na te denken over alternatieven kom je misschien wel tot een creatieve oplossing. Sylvia: ‘In ieder geval durf ik met zekerheid te zeggen dat meer locaties beschikbaar zijn als je voor een alternatief moment kiest. We denken graag met je mee.’

Op zoek naar een vergaderlocatie?

Lumen Hotel en Events is dé evenementenlocatie in Zwolle. Wij organiseren bijeenkomsten van 2 tot 2000 personen en hebben alles in huis om van jouw evenement een groot succes te maken.

Benieuwd naar de mogelijkheden? En wil je vrijblijvend sparren? Neem vandaag nog contact met ons op om jouw wensen te bespreken! Zo maken we van jouw evenement een onvergetelijke ervaring.