Behind the scenes! Een opbouwdag bij eventlocatie Lumen Zwolle

Een strak georganiseerde bijeenkomst lijkt vaak vanzelfsprekend. Maar achter de schermen van eventlocatie Lumen Hotel & Events in Zwolle gebeurt veel meer dan je als gast ziet. Van de eerste voorbereiding tot het ontvangen van de gasten: elk detail wordt zorgvuldig gepland.

Samen met eventmedewerker Emmely Compaijen nemen we je mee tijdens een opbouwdag. Hoe wordt een zakelijke bijeenkomst in Zwolle voorbereid? En wat maakt het verschil tussen een goed en een onvergetelijk event?

De basis van een succesvol event in Zwolle: voorbereiding

Een succesvol event bij een eventlocatie in Zwolle begint altijd met een goede voorbereiding. De dag start met het doornemen van de zogeheten sheets. Hierin staat alle belangrijke informatie overzichtelijk bij elkaar. “Op de sheets staat eigenlijk alles: wie er komt, hoeveel mensen, hoe de zaal moet staan en wat ze nodig hebben. Dat is onze leidraad voor de dag,” vertelt Emmely.
Met deze informatie begint het team aan de opbouw van de zalen. Daarbij wordt gebruikgemaakt van een opbouwkar met alle benodigdheden, zoals pennen, notitieblokken, glazen en stiften. Vervolgens wordt de juiste vergaderopstelling gerealiseerd, passend bij het type bijeenkomst:

• U-vorm voor interactieve sessies
• Cabaretopstelling voor presentaties met interactie
• Theateropstelling voor grotere groepen

Ook extra wensen, zoals een flip-over of technische ondersteuning, worden direct meegenomen. 

Alles klaar vóór de eerste gast arriveert

Nog voordat de eerste gasten binnenkomen, is alles tot in detail voorbereid. Emmely: “Wij zorgen natuurlijk dat de deuren open zijn en de verlichting goed aanstaat. Ook controleren we of de digitale bewegwijzering juist staat ingesteld en zetten we een achtergrondmuziekje aan. In de zaal zetten we water en eventueel zoetigheden klaar. De koffieapparaten zijn opgestart en aangevuld. Alles om de gasten vanaf het eerste moment op hun gemak te stellen en een warm welkom te geven.”

De rol van Emmely en collega’s gaat verder na de opbouw. Wanneer de gasten binnen druppelen, zijn zij hét aanspreekpunt en ligt de focus op ontzorgen en schakelen. “We ontvangen de gasten en nemen het programma door met de contactpersoon. Bij vragen kunnen ze ons bereiken, want we laten altijd een kaartje achter met onze gegevens. Ook komen we tijdens de bijeenkomst regelmatig in de zaal om de catering te verzorgen,” legt Emmely uit. 

Tijdens het event: ontzorgen en schakelen

Een opbouwdag doe je nooit alleen. Op drukkere dagen is samenwerken essentieel. “Wanneer er meerdere events, zalen en groepen op één dag zijn, wordt het werk verdeeld. Iedereen weet precies welke zalen onder zijn of haar verantwoordelijkheid vallen en welke partijen daarbij horen.” 

Als team moet je snel kunnen schakelen bij last-minute wijzigingen. Emmely: “We proberen altijd flexibel te zijn richting de gast.” Goed om te beseffen is dat de basis van een bijeenkomst al veel eerder wordt gelegd. “De collega’s op kantoor zijn soms weken of zelfs maanden van tevoren bezig met het afstemmen van de kleinste details. Aan ons de taak om dat op de dag zelf tot leven te brengen, echt teamwork dus!”

Flexibiliteit en gastbeleving maken het verschil

Hoe goed een event ook is voorbereid en hoeveel scenario’s er ook zijn uitgewerkt, soms loopt het gewoon anders dan van tevoren gedacht. Bijvoorbeeld door last-minute wijzigingen in catering, aantal personen of door externe factoren. “Zo hadden we een keer een groep die eerder huiswaarts ging vanwege winterse weersomstandigheden. De borrel hebben we toen vervangen door een survival-kit "to-go" met een candybar en flesje drinken voor onderweg. Of het uitdelen van ijsjes op een snikhete zomerdag. Precies daar kun je als eventlocatie het verschil maken en de gast verrassen”

De grootste uitdaging zit volgens Emmely vooral in het onzichtbare werk. “Het op- en afbouwen en het oplossen van problemen zonder dat iemand het merkt, dat is misschien wel het belangrijkste. Achter de schermen moet alles soepel verlopen, ook als er iets onverwachts gebeurt. Gasten mogen daar niets van merken.”

Het verschil tussen een goed event en een onvergetelijk event? “Elk event moet goed en strak georganiseerd zijn. Maar als je verwachtingen kunt overtreffen, dan voelt het écht bijzonder voor de gast,” aldus Emmely.